Audiencia para este artículo:
- Si usted quiere escribir una confirmación de encargo rápidamente y de forma profesional
- Si usted busca una plantilla para sus ofertas, o un ejemplo, porque no está seguro de cómo estructurar una confirmación de encargo, o cuándo necesita este tipo de documento.
Contenido:
- ¿Qué es una confirmación de encargo?
- ¿Por qué crear una confirmación de encargo?
- Qué hacer para evitar confusiones o malentendidos
- Si ha recibido un encargo verbalmente, o por teléfono
- Si usted antes ha propuesto una oferta sin compromiso
- Si hay cambios significativos, en especial de cantidad, precio o calidad
- Si quiere hacer referencia explícita a sus condiciones generales una vez más
- Si quiere facturar más rápidamente.
¿Qué es una confirmación de encargo?
Una confirmación de encargo es un documento que informa de la aceptación de un encargo o de un contrato.
- Inglés: «Purchase order» o «order confirmation».
- Alemán: Auftragsbestätigung
Puede seguir la normativa DIN 69905
¿Por qué crear una confirmación de encargo?
Usted debería crear una confirmación de encargo, y asegurarse que su cliente la firma bajo su día y fecha, por las siguientes razones o en los siguientes casos:
- Para evitar confusiones o malentendidos
- Si ha recibido un encargo verbalmente, o por teléfono
- Si usted antes ha propuesto una oferta sin compromiso
- Si hay cambios significativos, en especial de cantidad, precio o calidad
- Si quiere hacer referencia explícita a sus condiciones generales una vez más
- Si quiere facturar más rápidamente.
Qué hacer hara evitar confusiones o malentendidos
No está ni en su interés ni el de su cliente que haya confusiones o malentendidos. Si la descripción de su encargo es ambigua, es posible que ocurran malentendidos molestos, y que usted emplee más tiempo del que hubiese empleado de otra forma.
Por eso recomendamos que decriba sus prestaciones de forma simple, directa, clara. Es aconsejable mencionar al menos:
- El término técnico o común de la prestación.
- La calidad del producto.
- La cantidad.
- El precio.
Si ha recibido un encargo verbalmente, o por teléfono
En este caso, el individuo que hace la oferta tiene prioridad sobre su empresa a ojos de la ley. Un individuo puede revocar un contrato, sin mencionar razones, cuando este contrato ha sido creado verbalmente o por teléfono. Es por tanto aconsejable obtener una confirmación de contrato por escrito.
Si usted antes ha propuesto una oferta sin compromiso
En este caso, es útil confirmar que el cliente accede al compromiso, en particular si dicho compromiso incluye fechas límites de envío o en el pedido. Esto permite al cliente planificarse mejor. En especial en lo que concierne a trabajadores como electricistas, fontaneros u otros profesionales de instalaciones y reparaciones, recomendamos que la duración de los trabajos se especifiquen clara y explícitamente.
Si hay cambios significativos, en especial de cantidad, precio o calidad
En el caso de que esto ocurra, por cualquier razón, es muy recomendable una nueva confirmación de encargo que documente claramente el proceso.
Si quiere hacer referencia explícita a sus condiciones generales una vez más.
Puede utilizar una confirmación de encargo para hacer referencia a sus condiciones generales una vez más. Asimismo, puede hacer referencia a sus detalles bancarios.
Si quiere facturar más rápidamente.
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